Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów

Jeżeli przedsiębiorca chce potrącić swoje koszty, musi on zgromadzić odpowiednie dokumenty ich poniesienia. Zazwyczaj będą to faktury, umowy cywilnoprawne czy inne dowody księgowe. Jeżeli koszty, które mają wpływ na przychody, są trudne do wykazania, podatnik powinien mieć przygotowane również inne dowody świadczące o związku danego wydatku z przychodem.

Jednym z przykładów kosztów trudnych do udowodnienia są usługi niematerialne, czyli na przykład doradztwa gospodarczego. Organy podatkowe oprócz faktury żądać mogą jeszcze szczegółowe umowy dotyczących świadczenia usługi oraz raporty czy inne dokumenty, które świadczą o faktycznym wykonaniu tej usługi. Wydatki pod żadnym warunkiem nie mogą być pozorne.

Przy niektórych sprawach w ocenie sądu, aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi być wydatkiem rzeczywiście poniesionym, wydatek musi mieć związek z prowadzaną działalnością gospodarczą, celem poniesienia wydatków ma być osiągnięcie przychodów oraz poniesiony wydatek musi być należycie udokumentowany.

Sąd oznajmia, że samo udokumentowanie wydatków nie stanowi automatycznie podstawy do zaliczenia tej kwoty do kosztów. Chodzi o to, żeby wydatek faktycznie miał miejsce. Sąd więc może nawet przesłuchać świadków, którzy mieli styczność (większa lub mniejszą) z danym kosztem uzyskania przychodów.

Rodzaje dokumentów

W księgach rachunkowych podstawą zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, czyli dowody:

1. Zewnętrze, obce od kontrahentów
2. Zewnętrzne, własne - przekazywane są w oryginale kontrahentom
3. Zbiorcze - dokonują łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych
4. Wewnętrzne - operacja wewnątrz jednostki
5. Zastępcze - są one wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego
6. Rozliczeniowe - ujmują już dokonane zapisy
7. Korygujące poprzednie zapisy

Jeżeli przedsiębiorca nie ma możliwości uzyskać zewnętrznych obcych dowodów źródłowych (co musi zostać uzasadnione) może on zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, które są sporządzone przez osoby dokonujące tych operacji.

Wydatki udokumentowane paragonem

Niektóre wydatki w pkpir mogą być ujęte po stronie kosztów na podstawie paragonów. Do takich wydatków mogą należeć między innymi środki czystości, środki bhp, materiały biurowe zakupione w jednostce handlu detalicznego, zakup paliwa czy oleju za granicą. Do kosztów podatnik może również zaliczać wydatki ponoszone na zakup paliwa za granicą na podstawie paragonów przywożonych przez kierowców. Należy jednak pamiętać, że paragon musi na odwrocie zawierać nazwę firmy, adres oraz rodzaj zakupionego towaru. Sprzedawca zagraniczny musi przystawić swoją pieczątkę. Kierowcy muszą dopilnować wszystkich tych zasad. Ważne jest również dokonanie stosownego przeliczenia waluty obcej wykazanej na paragonie na złote polskie. Po poradę możesz się udać również do tej kancelarii podatkowej znajdującej się na terenie Katowic .

Przejazd płatną autostradą za granicą również może zostać stwierdzony jako poniesienie kosztów. Otrzymać możemy fakturę uproszczoną z kasy fiskalnej. Taki dokument jest oczywiście dopuszczalny, ale tylko jeśli posiada on NIP polskiego nabywcy, a wartość sprzedaży paliwa nie przekracza 450zł lub 100 euro.

Przewiduje się również, że za fakturę uznaje się dokument, który zawiera numer i datę wystawienia, imię i nazwisko (albo nazwę podatnika), kwotę podatku, kwotę należności, numer (za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku).